Chez Mova physio & pilates, nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels de nos clients, visiteurs et partenaires. Cette politique de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, conservons, protégeons et divulguons vos renseignements personnels, conformément aux lois applicables, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA).

1. Renseignements personnels recueillis

Dans le cadre de nos services de physiothérapie et de cours de Pilates (individuels ou en groupe), nous pouvons recueillir les renseignements suivants :

• Nom, prénom
• Adresse postale et courriel
• Numéro de téléphone
• Date de naissance
• Informations médicales ou de santé pertinentes (selon le service)
• Informations sur vos objectifs de bien-être ou limitations physiques
• Détails de paiement ou de facturation
• Historique de participation aux rendez-vous ou aux cours

1.1 Comment nous recueillons les renseignements

La collecte de vos renseignements personnels peut s’effectuer de diverses façons :

• Via nos systèmes informatiques, incluant notre site web, logiciels de gestion des rendez-vous ou d’inscription (ex. Medexa et Acuity Scheduling);
• Par courriel, lors de vos communications avec nous (les courriels sont détruits après 30 jours s’ils ne sont pas liés à un dossier actif);
• Par messagerie vocale, lorsqu’un message est laissé à la clinique (supprimé après 30 jours);
• En personne, lors de vos rendez-vous ou de votre inscription aux cours de Pilates;

Nous recueillons uniquement les renseignements que vous nous fournissez volontairement, dans le but d’offrir des services adaptés, sécuritaires et professionnels.

1.2 Où et comment sont conservés vos renseignements personnels

Les renseignements sont conservés dans des environnements sécurisés :

• Logiciel Medexa (hébergé au Canada), pour les dossiers médicaux électroniques;
• Fichiers informatiques internes (Word, Excel, etc.) sur des ordinateurs protégés par mot de passe;
• Boîte de courriel professionnelle, avec suppression des courriels après 30 jours si non liés à un dossier actif;
• Boîte vocale téléphonique, avec messages supprimés après 30 jours;
• Formulaires papier, archivés dans un classeur verrouillé accessible seulement au personnel autorisé.

Des mesures de sécurité physiques, informatiques et administratives sont en place pour protéger vos données contre l’accès non autorisé, la perte ou l’usage inapproprié.

2. Utilisation des renseignements

Vos renseignements sont utilisés dans le but de :

• Fournir nos services de physiothérapie et de Pilates;
• Adapter les services à votre condition de santé ou objectifs personnels;
• Gérer la planification, les inscriptions et la facturation;
• Respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles.

3. Consentement

En nous transmettant vos renseignements, vous consentez à leur utilisation telle que décrite dans cette politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de certaines obligations professionnelles ou légales.

4. Communication à des tiers

Nous ne transmettons vos renseignements à des tiers que dans les cas suivants :

• Avec votre consentement explicite;
• À des professionnels de santé, assureurs ou autres intervenants nécessaires à votre traitement;
• Si exigé par la loi ou une autorité compétente.

5. Conservation

Vos renseignements sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la prestation des services, ou tel que requis par la loi (ex. : tenue de dossiers professionnels pour une durée minimale légale).

6. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels;
• Demander la rectification de renseignements incomplets, inexacts ou périmés;
• Demander la désindexation de certains renseignements dans un contexte numérique;
• Retirer votre consentement (dans certains cas);

Pour exercer ces droits, vous pouvez remplir l’un des formulaires suivants :

• Formulaire de demande d’accès aux renseignements personnels
• Formulaire de rectification des renseignements personnels
• Formulaire de désindexation des renseignements personnels

Ces formulaires sont disponibles sur demande.
📧 info@movaphysio.com
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7. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable désigné de la protection des renseignements personnels chez Mova physio & pilates est :

Carolina De França Figueiredo
📧 info@movaphysio.com

Elle est chargé(e) de veiller au respect de cette politique, au traitement des demandes, et à la gestion des incidents de confidentialité, s’il y a lieu.

8. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique à tout moment. Toute mise à jour sera publiée sur notre site web avec la date de modification. Nous vous invitons à consulter cette politique régulièrement.